تا به حال چندبار سعی کرده‌اید برای خودتان برنامه ریزی انجام دهید اما در عمل کردن به آن برنامه موفق نشده اید؟ همه‌ی ما در زندگی بارها با این مشکل مواجه شده‌ایم و متاسفانه باید بگوییم درصد کمی از افراد هستند که به برنامه خود دقیق عمل می‌کنند و با مشکل کمبود زمان مواجه نمی‌شوند. به نظر شما راز موفقیت این افراد در چیست؟ چگونه می‌توان مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی را در وجودمان پرورش دهیم؟ همراه ما باشید تا در این مقاله از حس یاد پاسخ سئوالتان را بیابید.
تعریف مدیریت زمان و برنامه ریزی
همه ما به این موضوع آگاهی داریم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند چه مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند. بسیاری از افرادی که معتقد هستند در این دو مهارت ضعف دارند، ممکن است چالش‌ها و مشکلات دیگری نیز داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان نشان می‌دهند. اما برای آنکه بتوانیم به مدیریت صحیحی در زمان و برنامه خود برسیم، ابتدا نیاز است تا تعاریف آنها را به خوبی درک کرده و با آن آشنا شویم:
مطالعه کنید:بهترین سایت های موفقیت در ایران
مدیریت زمان
به طور کلی می‌توان گفت مدیریت زمان به این معناست که در کمترین زمان، بیشترین بهره وری را داشته باشیم. برخی از افراد تصور دارند که مدیریت زمان یک دانش است، در صورتیکه مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارت هاست که به شما در استفاده بهینه از زمان کمک می‌کند.
خوب است بدانید که ریشه مدیریت زمان در تجارت و کسب و کار است؛ با شروع انقلاب صنعتی در قرن ۱۹ و ظهور کارخانه ها، نوع جدیدی از رابطه انسان با بحث زمان خلق شد. در سال ۱۹۱۱ فردریک تیلور که ایشان را به عنوان پدر مدیریت علمی دنیا می‌شناسیم، کتاب خود با نام اصول مدیریت علمی را با هدف افزایش بهره وری کارگران منتشر کرد که در آن به شرح یافتن بهترین شیوه برای انجام کار، بخش‌بندی کارها و مدیریت چگونگی انجام دادن آنها اشاره شد.
پس از آن و به خصوص در طول ۲۰ سال گذشته، بحث مدیریت زمان اهمیت بسیاری پیدا کرده و افراد مشهور زیادی اقدام به انتشار کتاب در این زمینه داشته اند.
مطلب مرتبط: راه های افزایش بهره‌وری روزانه
برنامه ریزی
هر کسی که در زندگی هدفی برای خود انتخاب کرده باشد، باید بتواند برای رسیدن به آن هدف برنامه ریزی کند. بدون برنامه ریزی، رسیدن به اهداف غیرممکن است. به عبارتی دیگر، برنامه ریزی دقیقا مانند نقشه راه برایتان عمل می‌کند، اما یادتان باشد که برنامه ریزی اشتباه نیز ممکن است نتایح معکوس برایتان به همراه داشته باشد. برای برنامه ریزی باید کارهایتان را بر اساس اهمیت لیست کنید و محدوده زمانی معینی برای هر یک مشخص نمایید.
مطلب مرتبط: 13روش پیدا کردن علاقه شغلی
هدف از کسب مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان
هدف از کسب مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان این است که شما بتوانید در مدت زمان مشخص و محدود خود، به کارهای بیشتری که برایتان اولویت دارد رسیدگی کنید. احتمالا شما هم در اطرافتان افرادی را دیده باشید که در ۲۴ ساعت شبانه روز سخت مشغول تلاش و فعالیت هستند اما به موفقیت‌های چشمگیری دست نمی‌یابند؛ مشکل این افراد دقیقا در این است که در برنامه ریزی و مدیریت زمان ضعف دارند و احتمالا وقت زیادی از شبانه روز خود را به کارهای غیرضروری اختصاص می‌دهند.
بنابراین مهم است که شما استراتژی‌های موثری برای مدیریت زمان و برنامه ریزی به کار بگیرید تا میان خانواده، شغل، تفریح و وقت گذاشتن برای خود تعادل ایجاد کنید. در تحقیقی که در دانشگاه هاروارد انجام شد، محققان به این نتیجه دست یافتند که وقتی به افراد ناموفق، این دو مهارت را آموزش می‌دهند، نتایج شغلی و زندگی آنها تا ۳ برابر بیشتر ارتقا می‌یابد و سطح رضایت مندی این افراد نیز به شدت بهبود پیدا می‌کند.
مطالعه کنید: بهترین سایت های فریلنسری ایرانی و خارجی
چگونه با اصول برنامه ریزی زمان خود را موثرتر مدیریت کنیم؟
برنامه ریزی شما باید به گونه‌ای باشد که حتما هر روز حتی یک قدم کوچک اما در مسیر هدفتان بردارید. به عنوان مثال اگر هدفتان تسلط بر زبان انگلیسی است و این کار برایتان خوشایند نیست، می‌توانید با روزی فقط ۵ لغت شروع کنید یا اگر هدفتان لاغری است، می‌توانید با روزی ۱ کیلومتر پیاده روی و حذف میان وعده‌های مضر، برنامه خود را به اجرا درآورید. در ادامه به چند مورد از موثرترین و بهترین اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی اشاره شده است که پیشنهاد می‌شود آنها را جدی گرفته و برای آنکه به صورت عادت برایتان تبدیل شود، حداقل ۲۱ روز هر کدام از اصول را انجام دهید.
از دست ندهید: مدرک تحصیلی یا مهارت
۱- اولویت‌بندی کارها را فراموش نکنید
وقتی شروع به برنامه ریزی می‌کنید، پس از مدتی کاملا دستتان می‌آید که چگونه باید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید تا به انجام کارهای ضروری و مهم برسید و اینکه چگونه می‌توانید زمان‌های مرده را به حداقل برسانید. در انتهای هر شب، لیست کارهای فردای خود را آماده کرده و آنها را به ترتیب اهمیت بنویسید و اگر امکان دارد برای هر فعالیت، زمانی را در نظر بگیرید. با این کار شما احتمالا در انتهای لیست، کارهای غیرضروری را یادداشت کرده‌اید که حذف آنها هیچ مشکلی در روند برنامه ایجاد نخواهدکرد اما به جای آن شما تمام فعالیت‌های ضروری و لازم روز خود را انجام داده و تیک زده اید.
۲- حتما در برنامه خود زمان‌هایی برای استراحت در نظر بگیرید
برخی از افراد متاسفانه تصور می‌کنند که برنامه ریزی یعنی برای ثانیه به ثانیه روز برنامه مشخص داشته و به آن شدیدا پایبند باشند. واضح است که این شکل برنامه ریزی تداومی برایتان نخواهد داشت و شما را به زودی خسته و دلزده خواهد کرد.
یادتان باشد که حتما در بین کارهایتان زمانی هر چند کوتاه برای استراحت خود در نظر بگیرید و به آن پایبند باشید. استراحت‌های متعدد می‌تواند حالت جسمی، ذهنی و احساسی شما را در اوج نگه دارد. دانشمندان دریافته‌اند که کم خوابی برای رسیدن به کارهایی بیشتر مشکل‌زا است و سبب می‌شود تا افراد خسته کارها را به تعویق بیندازند و راحت‌تر حواسشان پرت شود. یادتان باشد که ورزش کردن، خواب کافی و مصرف غذاهای سالم، انرژی شما را در حد مطلوبی نگه می‌دارد و و خستگی و کسالت را از شما دور خواهدکرد.
از دست ندهید: 10مزیت بسیار مهم سفر
۳- قانون ۲۰-۸۰ را به خاطر داشته باشید
قانون ۲۰-۸۰ یا همان قاعده پارتو می‌تواند مشکل گشای خیلی از مسائل زندگی شما واقع شود. این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج، از ۲۰ درصد تلاش‌های ما حاصل می‌شود. بنابراین کافیست ۲۰ درصد از تلاش‌هایی را که ۸۰ درصد نتایج زندگی ما را قرار است رقم بزند پیدا کرده و با تمرکز بر روی آن ها، به نتایج فوق العاده‌ای دست یابید.
مطالعه کنید: چگونه کاریزماتیک تر باشیم؟
از دست ندهید: راهکارهای افزایش اعتماد به نفس
۴- کارهایتان را روی کاغذ بیاورید
روی کاغذ آوردن فعالیت‌ها یا همان GTD را می‌توان مشهورترین تکنیک مدیریت زمان دانست. ایده اصلی این تکنیک این است که شخص کارهای روزمره خود را از ذهن خارج کند و روی کاغذ بیاورد تا ذهن روی کارهای نوشته شده تمرکز کند و از یادآوری اینکه چه کاری را نیاز است انجام دهد رها شود. ذهن ما برای فکر کردن و خلق ایده است، پس کار آن نگهداری لیست کارهای روزانه نیست.
۵- مهارت نه گفتن را تمرین کنید
زمان شما بسیار ارزشمند است، حتی ارزشمند‌تر از طلا؛ چرا که طلای از دست رفته را می‌توان با مقداری تلاش و پول درآوردن مجدد تهیه کرد اما زمان از دست رفته به هیچ صورت به شما باز نمی‌گردد. پس حیف است که بخواهید زمان ارزشمند خود را روی افراد یا کارهای بی‌ارزش صرف کنید. یاد بگیرید ایندفعه اگر کسی از شما درخواست انجام کاری کرد، ابتدا مکث کرده و بگویید نیاز است تا برنامه‌تان را چک کنید، سپس اگر فرصت نداشتید به راحتی می‌توانید به فرد مقابل نه بگویید و وقت خود را روی کارهای باارزش‌تر بگذارید.
مطلب مرتبط: راه های مقابله با کم رویی
۶- مهم‌ترین و دشوارترین کار خود را اول صبح انجام دهید
اکثر ما در ابتدای روز سرحال‌تر بوده و انرژی بیشتری داریم، بنابراین مطمئن شوید که از آن زمان‌ها به خوبی استفاده می‌کنید و آن را با گوشی تلفن خود تلف نمی‌کنید. جالب است بدانید هنگامی که مغز شما کاملا بیدار نیست، شما بهتر می‌توانید تمرکز کنید چرا که مغز در حال بارگذاری است و انرژی کمتری را صرف خیال‌پردازی و نگرانی در مورد سایر کارها می‌کند. پس تصمیم بگیرید قورباغه خود را در ابتدای صبح قورت دهید.
از دست ندهید: بهترین سایت های کتاب صوتی
۷- از زمان‌های مرده خود، نهایت بهره را ببرید
چند ساعت در طول روز را در حمل و نقل عمومی و یا در صف انتظار می‌گذرانید. بیاید تصمیم بگیرید از این به بعد از این زمان‌های اصطلاحا مرده نهایت بهره را ببرید و کارهای خود را انجام دهید. به عنوان مثال می‌توانید لغت زبان حفظ کنید و یا پادکست گوش دهید. اجازه ندهید این زمان‌ها وقت زیادی از روز شما را بی‌دلیل به بطلالت اختصاص دهند.
از دست ندهید: 9 روش حساب شده درآمد زایی در خانه
حتما مطالعه کنید: اختلال انطباقی چیست؟
۸- اهداف خود را واقع بینانه انتخاب کنید
همانطور که گفتیم برای رسیدن به هدف برنامه ریزی لازم است اما گاهی هدف‌ها غیرواقع بینانه انتخاب می‌شوند و افراد را دلسرد می‌کنند. بنابراین یادتان باشد که در مرحله اول اهداف و در مرحله بعد برنامه ریزی شما باید واقع بینانه انتخاب شود تا دستیابی به آن ممکن باشد.
به عنوان مثال شما نمی‌توانید توقع داشته باشید که در روز فقط ۴ ساعت بخوابید و از باقی روز خود نهایت استفاده را ببرید؛ واضح است که این هدف غیرواقی و دلسرد کننده است که در نهایت نتیجه‌ای نیز برای شما در بر نخواهد داشت.
مطالعه کنید: بهترین سایت‌های آموزشی آنلاین
سخن پایانی
در نهایت می‌توان گفت که مدیریت زمان و برنامه ریزی، مجموعه‌ای از مهارت هاست که با تسلط بر آنها کارآمدتر، سازماندهی تر، آسوده تر، خلاق‌تر و در نهایت خشنودتر خواهیم بود. اساسا انسان‌هایی که عزت نفس بیشتری دارند، روی زمان خود حساس‌تر هستند و احساس ارزشمندی بیشتری می‌کنند. پس به نظرتان آیا وقت آن نرسیده که برای زمان خود ارزش بیشتری قائل باشیم و آن را با انجام کارهای بیهوده و صرف کردن در شبکه‌های مجازی از دست ندهیم؟
یک پاسخ
سلام من هم چند وقتی هست که شب ها قبل از خواب لیست کارای فردام رو یاد داشت میکنم و اینجوری احتمال انجام دادن کارهام بیشتره و دقیقا میتونم طبق برنامم پیش برم.مقاله خوبی بود ممنون